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PMO: o que é e como ele pode ajudar a melhorar expressivamente os resultados da sua empresa

As funções do Project Management Office (PMO) muitas vezes se confundem com as atribuições do gerente de projeto. Entenda melhor as diferenças. 

Você já viveu a situação de fazer parte de um projeto que tinha dificuldades para andar? Podemos apostar que a maioria das pessoas que vão ler este texto dirá que sim, porque são muitas as razões que fazem um projeto “emperrar” dentro de uma empresa. Prazos não são cumpridos, a comunicação pode ficar truncada, funções são confundidas e os esforços de todos acabam se convergindo para algo que não caminha como deveria e em custos mais elevados para a empresa. Neste sentido, a presença de um PMO (Project Management Office) pode trazer mais fluidez e muitos ganhos para a companhia, vamos entender o porquê. 

O PMO é um diretório que fica com a função de dar suporte e criar uma metodologia para a execução dos projetos. Ele atua como um auditor ou consultor para assegurar que o gerente de projetos está seguindo à risca os métodos criados, respeitando os prazos e mantendo a equipe alinhada com o que foi desenhado. 

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Em outras palavras, ele não substitui o papel do gerente, mas funciona como uma espécie de apoiador e fiscal das tarefas que são executadas por esse gerente. 

Por que a função do PMO é tão importante? 

Entre alguns aspectos importantes que valem ser destacados, está o aumento da eficiência dentro da empresa. A presença do PMO facilita o andamento dos projetos dentro das metas e prazos estabelecidos, organiza o fluxo de trabalho e o entendimento da equipe e, por consequência, torna a execução dos projetos mais rápida e com menor custo. 

A falta de um PMO dentro de uma organização muitas vezes pode deixar a equipe mais suscetível a erros de planejamento, estimativas erradas e processos confusos. O uso de metodologias para o gerenciamento de projetos aumenta as chances de sucesso e reduz a quantidade de falhas. 

De que formas o PMO pode atuar nos projetos?

Uma vez estabelecido um Project Management Office, é momento de definir a forma como se dará essa atuação. O escopo pode ser de controle, consultivo ou diretivo. 

O formato de controle é o mais rigoroso de todos, é aquele que realmente atua como um grande fiscalizador, cobrando e conferindo frequentemente se as metodologias estabelecidas estão sendo cumpridas à risca pelo gerente de projeto. 

O consultivo atua mais como um grande parceiro, ele se posiciona como uma espécie de mentor e ajuda o gerente de projetos a direcionar os trabalhos da maneira mais eficiente. Este é o modelo com o qual a Improve Business mais se identifica e também aplica em projetos de consultoria. 

O modelo diretivo é aquele em que os profissionais que fazem parte do PMO acabam executando as funções gerenciais dos projetos. Este é o formato que acaba gerando mais confusão dentro das empresas, porque as funções do PMO e do gerente de projetos acabam se fundindo. 

Em suma, vamos listar algumas atribuições que ficam à cargo do PMO: 

  • Criar e padronizar metodologias e ferramentas para os projetos;
  • gerar indicadores de monitoramento dos projetos;
  • acompanhar e dar suporte aos gerentes de projeto;
  • facilitar a comunicação dos projetos com outros setores da empresa; 
  • estabelecer métricas para acompanhamento dos projetos;
  • auditar os trabalhos do gerente de projetos;
  • fazer treinamentos de gestão;
  • avaliar o desempenho dos envolvidos nos projetos;
  • manter-se atualizado para guiar boas práticas de gerenciamento. 

Para que o trabalho do PMO seja satisfatório, é importante trabalhar sempre com muito alinhamento, comunicação, transparência e prestação de contas. Com o acompanhamento contínuo das tarefas, fica mais fácil de identificar e até mesmo prevenir falhas. Em um contexto sem a presença desse diretório, um gerente de projeto pode cair no erro de priorizar a verificação apenas dos processos que ele considera mais relevantes e estratégicos. Isso abre espaço para que falhas passem despercebidas e prejudiquem o projeto como um todo. 

As metodologias aplicadas pelo PMO e seu método de trabalho garantem mais qualidade e detalhamento na execução dos projetos. Em outras palavras, esse ganho de qualidade também se traduz em maior valor para a empresa. 

Problemas de execução de projetos são mais comuns em empresas do que podemos supor. E se seus colaboradores estão enfrentando dificuldades dessa natureza, nós estamos aqui para ajudá-los a superar essas barreiras. Escreva-nos pelo contato@improve.business e conte para nós um pouco da sua realidade, será um prazer poder ajudá-lo! 

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