As funções do Project Management Office (PMO) muitas vezes se confundem com as atribuições do gerente de projeto. Entenda melhor as diferenças.
Você já viveu a situação de fazer parte de um projeto que tinha dificuldades para andar? Podemos apostar que a maioria das pessoas que vão ler este texto dirá que sim, porque são muitas as razões que fazem um projeto “emperrar” dentro de uma empresa. Prazos não são cumpridos, a comunicação pode ficar truncada, funções são confundidas e os esforços de todos acabam se convergindo para algo que não caminha como deveria e em custos mais elevados para a empresa. Neste sentido, a presença de um PMO (Project Management Office) pode trazer mais fluidez e muitos ganhos para a companhia, vamos entender o porquê.
O PMO é um diretório que fica com a função de dar suporte e criar uma metodologia para a execução dos projetos. Ele atua como um auditor ou consultor para assegurar que o gerente de projetos está seguindo à risca os métodos criados, respeitando os prazos e mantendo a equipe alinhada com o que foi desenhado.
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Em outras palavras, ele não substitui o papel do gerente, mas funciona como uma espécie de apoiador e fiscal das tarefas que são executadas por esse gerente.
Por que a função do PMO é tão importante?
Entre alguns aspectos importantes que valem ser destacados, está o aumento da eficiência dentro da empresa. A presença do PMO facilita o andamento dos projetos dentro das metas e prazos estabelecidos, organiza o fluxo de trabalho e o entendimento da equipe e, por consequência, torna a execução dos projetos mais rápida e com menor custo.
A falta de um PMO dentro de uma organização muitas vezes pode deixar a equipe mais suscetível a erros de planejamento, estimativas erradas e processos confusos. O uso de metodologias para o gerenciamento de projetos aumenta as chances de sucesso e reduz a quantidade de falhas.
De que formas o PMO pode atuar nos projetos?
Uma vez estabelecido um Project Management Office, é momento de definir a forma como se dará essa atuação. O escopo pode ser de controle, consultivo ou diretivo.
O formato de controle é o mais rigoroso de todos, é aquele que realmente atua como um grande fiscalizador, cobrando e conferindo frequentemente se as metodologias estabelecidas estão sendo cumpridas à risca pelo gerente de projeto.
O consultivo atua mais como um grande parceiro, ele se posiciona como uma espécie de mentor e ajuda o gerente de projetos a direcionar os trabalhos da maneira mais eficiente. Este é o modelo com o qual a Improve Business mais se identifica e também aplica em projetos de consultoria.
O modelo diretivo é aquele em que os profissionais que fazem parte do PMO acabam executando as funções gerenciais dos projetos. Este é o formato que acaba gerando mais confusão dentro das empresas, porque as funções do PMO e do gerente de projetos acabam se fundindo.
Em suma, vamos listar algumas atribuições que ficam à cargo do PMO:
- Criar e padronizar metodologias e ferramentas para os projetos;
- gerar indicadores de monitoramento dos projetos;
- acompanhar e dar suporte aos gerentes de projeto;
- facilitar a comunicação dos projetos com outros setores da empresa;
- estabelecer métricas para acompanhamento dos projetos;
- auditar os trabalhos do gerente de projetos;
- fazer treinamentos de gestão;
- avaliar o desempenho dos envolvidos nos projetos;
- manter-se atualizado para guiar boas práticas de gerenciamento.
Para que o trabalho do PMO seja satisfatório, é importante trabalhar sempre com muito alinhamento, comunicação, transparência e prestação de contas. Com o acompanhamento contínuo das tarefas, fica mais fácil de identificar e até mesmo prevenir falhas. Em um contexto sem a presença desse diretório, um gerente de projeto pode cair no erro de priorizar a verificação apenas dos processos que ele considera mais relevantes e estratégicos. Isso abre espaço para que falhas passem despercebidas e prejudiquem o projeto como um todo.
As metodologias aplicadas pelo PMO e seu método de trabalho garantem mais qualidade e detalhamento na execução dos projetos. Em outras palavras, esse ganho de qualidade também se traduz em maior valor para a empresa.
Problemas de execução de projetos são mais comuns em empresas do que podemos supor. E se seus colaboradores estão enfrentando dificuldades dessa natureza, nós estamos aqui para ajudá-los a superar essas barreiras. Escreva-nos pelo contato@improve.business e conte para nós um pouco da sua realidade, será um prazer poder ajudá-lo!